Szkolenie: Event Manager - planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym

Co zyskasz? 

- Poznasz charakter pracy event menagera (zarządzanie eventami) oraz krajowe organizacje i zaplecze eventowe
- Dowiesz się jakie znaczenie ma event marketing w strategii firm i jak budować koncepcję dopasowaną do określonych celów biznesowych
- Poznasz nowe rozwiązania, technologie i przykłady inspirujących realizacji zarówno polskich, jak i zagranicznych
- Poznasz metody zarządzania projektem i zespołem w kontekście branży eventowej oraz dokumenty i procedury eventowe
- Zyskasz uporządkowaną wiedzę z zakresu organizacji eventów, aspektów prawnych i współpracy z podwykonawcami
- Wykonasz wiele warsztatów sprawdzających twoją wiedzę w praktyce i dowiesz się jak ogarnąć chaos…

Dla kogo? 

- Przeznaczone dla osób chcących zdobyć umiejętność funkcjonowania na rynku eventowym
- Dla pracowników agencji eventowych lub pracowników korporacji odpowiedzialnych za organizację wydarzeń firmowych, freelancerów
- Dla osób chcących usystematyzować swoją wiedzę, studentów oraz osób chcących założyć własną działalność gospodarczą w zakresie organizacji wydarzeń
- Dla osób chcących poszerzyć swój warsztat w zakresie planowania projektów eventowych i zarządzania zespołem
- Dla wszystkich, którzy marzą o wyzwaniach i zawodzie, który będzie ich pasją!

Program (2 dni - 16h)

Dzień I (09:00 – 17:00)
 
1. Event – definicje i cele – wprowadzenie do zagadnień branżowych

1.1. Warsztat: Co już wiesz?

1.2. Definicja słowa event

1.3. Czym jest event marketing?

1.4. Rola i znaczenie szeroko rozumianych działań eventowych w strategii firmy

1.5. Podstawowe cele organizacji eventów

1.6. Grupy docelowe eventów i ich charakterystyka

1.7. Słownik: branżowe słówka, które musisz znać
 
2. Rodzaje eventów i ich charakterystyka

2.1. Wydarzenia biznesowe

2.2. Wydarzenia kadrowe

2.3. Wydarzenia specjalne

2.4. Wydarzenia edukacyjne

2.5. Wydarzenia publiczne

2.6. Wydarzenia prywatne

2.7. Case Study: Najciekawsze realizacje ostatnich lat
 
3. Analiza rynku eventowego

3.1. Perspektywy rozwoju branży

3.2. Edukacja w branży

3.3. Gdzie szukać informacji – publikacje, portale, blogi (polskie i zagraniczne)

3.4. Targi i spotkania branżowe (polskie i zagraniczne)

3.5. Organizacje i stowarzyszenia branżowe
 
4. Zawód event managera

4.1. Dlaczego firmy zatrudniają event managerów?

4.2. Nazewnictwo zawodowe

4.3. Kompetencje event managera

4.4. Struktura agencji eventowej i specyfika branży

4.5. Kariera – możliwości zatrudnienia, CV
 
5. Koncepcja kreatywna, scenariusz i termin wydarzenia

5.1. Warsztat: Brief – sondowanie potrzeb klienta

5.2. Przygotowanie koncepcji wydarzenia w oparciu o wyznaczone cele

5.3. Scenariusz – dynamika i budowanie emocji

5.4. Jak wybrać najlepszy termin na nasze wydarzenie?

5.5. Warsztat: Budowanie koncepcji eventu na bazie informacji uzyskanych od klienta – na podstawie prawdziwych, międzynarodowych realizacji
 
6. Zarządzanie projektem eventowym, dokumentacja i budżet

6.1. Sprawna komunikacja z klientem – jak „go” wyczuć?

6.2. Jak skutecznie zarządzać projektem eventowym?

6.3. Tworzenie zespołu eventowego i przydzielanie zadań

6.4. Programy ułatwiające nadzór nad projektem eventowym

6.5. Tworzenie kosztorysu – układ, przejrzystość, stawki VAT

6.6. Wynagrodzenie agencji

6.7. Dokumentacja eventu – plan operacyjny, harmonogram działań, agenda techniczna

6.8. Podsumowanie projektu i sposoby mierzenia jego efektywności

Dzień II (09:00 – 17:00)
 
7. Współpraca z podwykonawcami

7.1. Sposoby wyszukiwania i weryfikacji kompetencji podwykonawców

7.2. Tworzenie zapytań ofertowych i briefowanie podwykonawcy

7.3. Praca z podwykonawcą – nauka negocjacji i komunikacji

7.4. Instruktorzy, hostessy, animatorzy
 
8. Lokalizacja i catering – eventowy must have

8.1. Lokalizacja pod event czy event pod lokalizację?

8.2. Gdzie i jak szukać lokalizacji pod wydarzenia?

8.3. Dobór miejsca w zależności od potrzeb organizatora

8.4. Na co zwracać uwagę wybierając lokalizację – czy ważne jest tylko położenie i standard?

8.5. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy ws. obiektów hotelarskich

8.6. Warsztat: Poznajesz to miejsce?

8.7. Catering – głodny gość to zły gość

8.8. Umowa bazowa z firmą cateringową

8.9. Formy serwowania cateringu

8.10. Sanepid – nasz wróg czy sprzymierzeniec?

8.11. Ciekawostki gastronomiczne, którymi zaskoczysz klienta
 
9. Technika i scenografia – budzimy emocje

9.1. Scena – konstrukcje, podesty, zadaszenia itd.

9.2. Wizja – projektory, ekrany, plazmy, monitory, multimedia itd.

9.3. Dźwięk – nagłośnienie estradowe i konferencyjne, rodzaje mikrofonów itd.

9.4. Światło – oświetlenie konferencyjne, sceniczne i architektoniczne itd.

9.5. Efekty specjalne – systemy interaktywne, kurtyny wodne, mapping 3D itd.

9.6. Scenografia – sceniczna, multimedialna, konferencyjna, koncertowa, targowa

9.7. Aranżacje przestrzeni – od ustawienia stołów do projektów 3D

9.8. Przydatne aplikacje: Hootsuite, Asana, Canva i inne

9.9. Case Study: Przykłady ciekawych rozwiązań scenograficznych i wizualnych na każdy budżet
 
10. Atrakcje i elementy dodatkowe

10.1. Dopasowanie atrakcji do grupy docelowej i charakteru wydarzenia

10.2. Czym można jeszcze zaskoczyć uczestników eventu?

10.3. Z kim przyjdzie nam współpracować – rynkowa oferta usług eventowych

10.4. Dokumentacja foto&video (wraz z umową bazową)

10.5. Gift bagi, materiały drukowane i rodzaje zaproszeń

10.6. Artyści i konferansjerzy – kogo wybrać i jak przebiega współpraca?

10.7. Zabezpieczenie eventu plenerowego – ochrona, ekipy porządkowe i medyczne

10.8. Tłumaczenia symultaniczne, konsekutywne i inne

10.9. Systemy rejestracji uczestników wydarzeń i systemy do głosowania
 
11. Podstawy prawa

11.1. Ustawa o usługach turystycznych – kto może organizować wydarzenia?

11.2. Uzyskiwanie niezbędnych pozwoleń

11.3. Zasady organizacji i bezpieczeństwo imprez masowych

11.4. Reklama i sponsoring produktów sensytywnych

11.5. Hazard i gry losowe

11.6. Wykorzystanie wizerunku, prawa autorskie i ZAiKS

11.7. Ubezpieczenia firmy i klientów

11.8. Warsztat: Sytuacje kryzysowe – co zrobisz, gdy…
 
12. Podsumowanie szkolenia
Certyfiakty, ankiety i mały teścik dla chętnych…